1. Introducción
En Sistemas Virtuales de Aprendizaje S.L. (en adelante “Smartick”). nos comprometemos a mantener altos estándares éticos y promover un entorno de trabajo seguro y transparente para todos los empleados y partes interesadas. Reconocemos la importancia de contar con un canal de denuncias efectivo que permita informar de manera confidencial y segura cualquier violación ética, irregularidad o conducta inapropiada. Esta política establece los objetivos y procedimientos para el uso del canal de denuncias.
2. Objetivos
Proporcionar a todos los empleados, proveedores, socios y stakeholders una vía confidencial y segura para informar sobre cualquier conducta indebida, incumplimiento normativo o práctica inapropiada dentro de Sistemas Virtuales de Aprendizaje S.L..
Fomentar una cultura de transparencia, responsabilidad y ética en toda la organización.
Proteger a los denunciantes contra cualquier forma de represalia y garantizar la confidencialidad de su identidad.
3. Ámbito de Aplicación
Esta política se aplica a Sistemas Virtuales de Aprendizaje S.L. Se extiende a todos los empleados, proveedores, socios y partes interesadas que tengan una relación comercial con la empresa.
4. Conductas y Acciones Denunciables
El canal de denuncias se establece para informar sobre conductas y acciones que puedan incluir, pero no se limitan a, las siguientes:
Fraude, corrupción o malversación de fondos.
Discriminación, acoso o violencia laboral.
Incumplimiento de leyes, normativas o políticas internas.
Prácticas comerciales deshonestas o engañosas.
Conflicto de intereses no divulgados.
Cualquier otra conducta que viole los valores y principios éticos de Smartick.
5. Quién puede Denunciar
Todas las personas que tengan relación con Smartick, incluyendo empleados, proveedores, socios y partes interesadas, tienen derecho a presentar una denuncia a través del canal de denuncias.
6. Contenido mínimo de las Denuncias
Las denuncias presentadas deben incluir la siguiente información mínima:
Descripción clara y detallada de la conducta o acción denunciada.
Identificación de las personas involucradas, si es posible.
Evidencia o documentación relevante, si está disponible.
7. Vías para presentar las Denuncias
Las denuncias pueden presentarse de las siguientes formas:
Haciendo click aquí.
En persona, a un responsable designado, o de forma verbal.
8. Órgano Responsable del Canal, Responsable del Sistema, y prohibicion de conflicto de intereses, e Independencia
Se designará un órgano responsable del canal, que tendrá la autoridad y responsabilidad de gestionar el proceso de denuncias de manera efectiva. Este órgano puede ser colegiado o unipersonal. Si se designa un órgano colegiado, se delegará en uno de sus miembros las facultades de gestión y tramitación de expedientes de investigación.
El órgano responsable será el encargado de recibir las denuncias, clasificarlas, investigarlas, tomar medidas disciplinarias si corresponde y notificar a las partes involucradas.
Se velará porque no haya conflicto de intereses tomándose las medidas oportunas en cada caso para evitar conflictos de interés e incompatibilidades.
El organo responsable actuará con la máxima independencia, y se le proporcionarán todos los medios necesarios para el ejercicio de sus funciones, no puediendo recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
9. Procesos y Fases de Gestión e Investigación de las Denuncias, Apertura de Expediente, Notificación
Todas las denuncias recibidas serán tratadas de manera confidencial y se investigarán de forma imparcial y objetiva.
Una vez abierto el expediente, se llevará a cabo una investigación interna adecuada y se tomarán las medidas necesarias para abordar y resolver las denuncias de manera oportuna.
Se notificará de la investigación a todas las personas y organismos afectados, respetando la confidencialidad y la protección de datos. Si es necesario, se activarán medidas cautelares.
Dicho proceso de gestión e investigación de las denuncias se llevan a cabo con el objetivo de garantizar la protección de los derechos del denunciante y del denunciado, así como asegurar una actuación justa y eficiente. Estos proceso incluye las siguientes etapas:
Recepción de la denuncia: El canal de denuncias recibe la denuncia presentada por el denunciante, ya sea a través de canales internos establecidos o por medios externos permitidos por la ley.
Evaluación preliminar: Se realiza una evaluación inicial de la denuncia para determinar su relevancia y si cumple con los requisitos establecidos por la normativa vigente. Esta evaluación se lleva a cabo de manera objetiva y confidencial.
Investigación interna: En caso de que la denuncia sea considerada procedente, se inicia una investigación interna para recopilar pruebas y evidencias relacionadas con los hechos denunciados. Esta investigación se realiza de forma imparcial, garantizando la confidencialidad de la información y el respeto a los derechos de todas las partes involucradas.
Derecho a la defensa: Durante el proceso de investigación, se garantiza al denunciado el derecho a defenderse y presentar los medios de prueba pertinentes que considere necesarios para su defensa. Se respeta el principio de presunción de inocencia y se asegura un juicio imparcial.
Resolución y comunicación: Una vez concluida la investigación, se emite una resolución que determina si los hechos denunciados son ciertos o no. Esta resolución se comunica al denunciante y al denunciado, proporcionando los fundamentos y acciones que respaldan la decisión tomada.
Medidas disciplinarias y sanciones: En caso de que se constate un incumplimiento o infracción, se aplican las medidas disciplinarias correspondientes de acuerdo con las normativas laborales, convenios colectivos y obligaciones legales. Esto puede incluir sanciones, medidas correctivas o cualquier otra acción necesaria para asegurar el cumplimiento de la ley.
10. Plazos, Procedimiento de Gestión, Instruccion y verificación de los hechos
Al recibir una denuncia, se enviará un acuse de recibo al denunciante dentro de un plazo máximo de 7 días naturales, confirmando la recepción de la denuncia y proporcionando información sobre los próximos pasos a seguir.
El procedimiento de gestión e investigación de las denuncias se llevará a cabo de manera diligente y eficiente, y no deberá exceder un plazo máximo de 3 meses para proporcionar una respuesta a las actuaciones de investigación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Durante la investigación, se garantizará la confidencialidad de la información y se protegerán los datos personales de todas las partes involucradas, de acuerdo con las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos.
Se establecerán acciones disciplinarias en caso de que se verifique un incumplimiento o conducta indebida. Las medidas disciplinarias podrán incluir advertencias, suspensiones, despidos u otras acciones apropiadas según la gravedad del caso.
Se llevará a cabo una instrucción adecuada para verificar la veracidad de los hechos denunciados. Esto puede incluir la realización de entrevistas, la -Durante la instrucción, se protegerá en todo momento la identidad del denunciante y se tomarán las medidas necesarias para evitar cualquier forma de represalia.
Se garantizará la posibilidad de entrevistar al denunciante y a cualquier otra persona relevante para recopilar información adicional y asegurar una investigación completa.
11. Resolución
El Órgano Responsable resolverá acorde a las investigaciones pertinentes:
Denuncia procecende: porque quede demostrado el incumplimiento que acarreará la toma de medidas disciplinarias y legales pertinentes y la comunicacion a las Autoridades correspondientes.
Denuncia improcedente: porque no quede demostrado el incumplimiento, falta de pruebas, se procederá al archivo con el informe a las partes del motivo de la decisión.
12. Implementación del Canal
Se llevará a cabo un diseño adecuado del canal de denuncias, incluyendo la elaboración de un reglamento que establezca los procedimientos y pasos a seguir para presentar una denuncia.
Se establecerán procesos claros para la comunicación, promoción y capacitación sobre la existencia y uso del canal de denuncias.
13. Comunicación del Canal y Formación
Se informará a todos los empleados, proveedores, socios y partes interesadas sobre la existencia del canal de denuncias, su alcance y los beneficios de utilizarlo.
Se proporcionará formación periódica a todos los miembros de la organización sobre la existencia, uso y características del canal de denuncias.
La política del canal de denuncias se publicará y estará disponible para consulta en lugares accesibles para todos los empleados.
14. Seguimiento
Se llevará a cabo un seguimiento regular del funcionamiento del canal de denuncias, utilizando indicadores para evaluar su efectividad.
Se realizarán revisiones periódicas de la política y el reglamento del canal para asegurar su adecuación y cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
15. Confidencialidad y Protección contra Represalias, Denuncias de mala fe
Se mantendrá la confidencialidad de la identidad del denunciante en la medida de lo posible, excepto cuando sea requerido por ley o necesario para llevar a cabo una investigación adecuada.
Se prohíbe cualquier forma de represalia contra los denunciantes de buena fe. Smartick tomará medidas para proteger a los denunciantes y garantizar que no sufran consecuencias negativas por presentar una denuncia.
Se prohíbe de forma clara y contundente la presentación de denuncias de mala fe. Cualquier intento de presentar denuncias falsas, engañosas o maliciosas será considerado un incumplimiento grave de las normas y políticas establecidas.
La presentación de denuncias de mala fe puede tener consecuencias legales y disciplinarias, incluyendo posibles acciones legales por difamación o perjuicio a la reputación de las personas involucradas. Además, se tomarán medidas internas para sancionar adecuadamente a aquellos que hagan un uso indebido del canal de denuncias.
Es fundamental que todas las denuncias se realicen de manera honesta, veraz y basada en hechos concretos. El propósito del canal de denuncias es fomentar un entorno seguro y ético, donde las preocupaciones legítimas puedan ser abordadas de manera adecuada y justa.
16. Derechos del denunciate y denunciado
Derechos del denunciante:
Protección de su identidad si denuncia de forma anónima, o al hacer una revelación pública, siempre que tenga motivos razonables.
Acceso limitado a los datos del denunciante por parte del responsable del canal de denuncias y demáspersonas permitas por la ley
Derecho a la tutela judicial efectiva y a un juicio imparcial.
Eliminación de cualquier dato que pueda identificar al denunciante por parte del responsable del canal de denuncias.
Protección contra represalias o acoso por parte de otros empleados o departamentos que realicen investigaciones.
Derecho a conocer el resultado de la investigación realizada.
Derecho a proponer medios de prueba pertinentes para su defensa en caso de represalias.
Derechos del denunciado:
Protección de su identidad durante el proceso de investigación desencadenado por la denuncia o la revelación pública.
Confidencialidad por parte del receptor de la denuncia.
Presunción de inocencia.
Recurso adecuado en caso de sufrir medidas de represalia, con derecho a indemnización según el Derecho nacional.
Derecho a defenderse y proponer medios de prueba pertinentes para su defensa.
17. Protección de Datos dentro del Canal de Denuncias
Smartick se compromete a tratar y proteger los datos personales del denunciante y de las personas mencionadas en la denuncia, cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables en materia de protección de datos.
Solo tendrán acceso a la información en el Sistema Interno de Información:
El Responsable del Sistema y quien lo gestione directamente.
El Responsable de Recursos humanos o el órgano competente solo y exclusivamente cuando se vayan a aplicar medidas disciplinarias contra un trabajador.
El responsable de los servicios jurídicos de la entidad u organismo, en caso de ser necesario tomar medidas legales relacionadas con los hechos informados.
El Delegado de Protección de Datos.
El tratamiento y la comunicación de los datos a terceros solo serán lícitos si es necesario para adoptar medidas correctoras, tramitar procedimientos sancionadores o penales, y si los datos son necesarios para investigar las acciones u omisiones señaladas en la ley del Denunciate.
Smartick garantiza el ejercicio de los derechos de protección de datos como el derecho de acceso, rectificación, cancelación u oposición en los términos establecidos en la legislación vigente. Cualquier interesado que quiera ejercitar alguno de los derechos anteriores deberá hacerlo en la siguiente dirección de correo electrónico: [email protected], haciendo referencia clara en el asunto del mensaje al ejercicio del derecho correspondiente.
Para más información consulta nuestra Política de Privacidad.
18. Libro- Registro
La empresa establecerá un libro de registro para documentar todas las denuncias recibidas y las investigaciones internas realizadas. Este libro de registro será confidencial y estará sujeto a las disposiciones de protección de datos personales y confidencialidad establecidas por la ley y las políticas internas de la empresa. Dicha información será almacenada únicamente durante el tiempo necesario y adecuado para cumplir con los requisitos establecido por la normativa vigente no pudiendo ser los datos retenidos por un periodo superior a 10 años.
19. Cumplimiento Legal y Normativo
Smartick se compromete a cumplir con todas las leyes, normativas y regulaciones aplicables relacionadas con el canal de denuncias y la protección del denunciante.
20. Revisión y Actualización
Esta política será revisada periódicamente para asegurar su efectividad y adecuación a los cambios legales y normativos.
Los empleados y partes interesadas serán informados de cualquier actualización o modificación de la política de canal de denuncias.
Esta política de canal de denuncias ha sido diseñada con el objetivo de fomentar la transparencia, la responsabilidad y la ética en Smartick.. Al utilizar el canal de denuncias, todos los miembros de la organización contribuyen a la creación de un entorno de trabajo seguro y justo.